Kvalitet i fokus för Höganäs

Under de senaste åren har Markbyggnadsavdelningen hos Teknik- och fastighetsförvaltningen i Höganäs kommun befunnit sig på en digitaliseringsresa. Tillsammans med KomMa har de effektiviserat sina arbetsprocesser för att i slutändan kunna leverera en ännu bättre service till kommunens invånare. Följ med till Sveriges Kvalitetskommun här!

Hösten 2023 utsågs Höganäs kommun till Sveriges Kvalitetskommun - ett pris som går till den kommun som lyckats bäst med att utveckla demokrati, service, arbetsgivarpolitik och samhällsbyggande samt leverera tjänster med hög kvalitet. Det är ett resultat av arbetet som flera verksamheter i kommunen lagt ned på att utveckla och följa upp kvaliteten på sina tjänster och service. En av dem är Markbyggnadsavdelningen som ingår i Teknik- och fastighetsförvaltningen i kommunen. 2019 påbörjade de en digitaliseringsresa för sina arbetsprocesser för att bli ännu effektivare. Då fanns fyra kravpunkter som de sökte i ett verksamhetsstöd; det skulle vara ett system som stöttar verksamheten ur ett helhetsperspektiv, det skulle ha integration mot övriga system i kommunen, det skulle bidra till effektivare administration och det skulle skapa bättre förutsättningar för alla roller.

– Utifrån det perspektivet som vi hade 2019 och de önskemål vi hade så har vi nu landat i KomMa, som idag är ett komplett stöd för våra processer, och ett försystem till kommunens affärssystem. Från att ett ärende uppstår, till att det är bokfört så är det KomMa vi lutar oss mot från start till slut. Det finns inga glapp i flödet och det måste jag säga är ganska ovanligt, berättar Ola Broman, Markbyggnadschef på Höganäs kommun som har introducerat KomMa för sina nära 50 medarbetare.

Resans början

Det var när förvaltningen insåg att de behövde ett lagerhanteringssystem som resan med KomMa tog fart.

– Vi letade efter ett lagerhanteringssystem, då vi har en stor verksamhet som försörjer kommunen med förbrukningsartiklar. I den processen hittade vi Fristad Konsult och KomMa, och mer specifikt deras Förrådsmodul. Det vi föll för med KomMa var också konceptet att man bara kopplar på de moduler man behöver, vilket gör att man kan växa med fler moduler efter behov, berättar Ola Broman.

Efter att ha använt Förrådsmodulen under ett år med bra funktionalitet började man se vilka andra moduler som skulle kunna hjälpa verksamheten, detta banade väg för modulerna Fordonsadministration, Ärendehantering och Arbetsorder

– Vi har verkligen gjort en resa med KomMa kan man säga. Och eftersom systemet utvecklas löpande precis som vi, så kunde vi köra igång med den senaste modulen Webshop under förra våren. Det är fantastiskt att våra kunder nu kan sitta själva vid datorn eller telefonen för att klicka hem sina artiklar. Varorna beställs via KomMa och vi levererar till tröskeln hos kunden genom egen distributionsorganisation, säger Ola.

Från papperslappar till ett integrerat flöde

Verksamheten brottades tidigare med system som inte stöttade arbetsprocesserna fullt ut. Det blev en hel del manuell administration, och fler personer som behövde vara involverade för att stämma av arbetstider, resurser och kostnader.

– Vi hade en modul i kommunens affärssystem för arbetsorder, men det var inte lika sofistikerat som det vi har nu. Att digitalt kunna redovisa sina arbetstider på det sätt som vi gör nu är en game-changer, det är ett helt annat gränssnitt, menar Ola Broman och fortsätter:

– Förr kunde vi ibland springa med papperslappar och fakturor, och hade fler ögon som tittade på samma saker vilket också kostar mer. Nu tilldelas ett ärende ett arbetsordernummer som följer hela processen, och med tidsmodulen i KomMa kan utförande personal också registrera sin arbetade tid på arbetsordern. Det gör att vi enkelt kan sköta vår debitering av det vi faktiskt har utfört till våra kunder. När månaden är slut har vi rätt underlag i KomMa som krävs för att rätt fakturor ska kunna gå ut, och våra bokföringsfiler går rakt in i kommunens affärssystem, säger Ola Broman

Bättre uppföljning

Ola Broman återkommer ofta till att den största fördelen med KomMa är att det är integrerat med hela verksamheten.

– Det är verkligen ett system som stöttar ur ett helhetsperspektiv. När kunden hyr en bil, tankar på macken, köper VA-delar eller diskmedel, så har vi ett system som stöder oss varje steg i hela processen. Det blir effektivare administration som skapar bättre förutsättningar för alla – både för chefer och för de som utför. Vi kan jobba mer datadrivet eftersom vi ser ner på kronan hur mycket tid och resurser som går åt, vilket i sin tur genererar underlag till vår budget.

Ett nära samarbete

Under hela resan som Höganäs kommun har gjort med KomMa, har Fristad Konsult aldrig varit mer än ett telefonsamtal bort.

– Vi har fått en väldigt bra support genom hela resan. Fristad Konsult är en pålitlig leverantör, där Thomas och Richard verkligen brinner för att det ska fungera bra för oss. Det som är skillnaden mellan Fristad Konsult och supportfunktioner hos andra aktörer är närvaron i supporten. De är aldrig mer än ett telefonsamtal bort, ibland har vi enklare frågor som de löser direkt och ibland har vi lite krångligare ärenden som kräver att de går in och hämtar data eller liknande, men alltid med målet att lösa det för oss. Tack vare en bra produkt och ett gott samarbete så vi ser också stor potential i deras andra moduler. Nu har vi klarat av de första åren tillsammans, så nu ska vi bli riktigt duktiga på allt och se till att vi alla medarbetare utnyttjar funktionaliteten till max, avslutar Ola Broman.