Bättre överblick för Örnsköldsviks fordonssamordning

Läs om hur Örnsköldsviks kommuns fordonssamordning arbetar med KomMa som nav för allt som rör fordonsadministrationen – med en mer effektiv och hållbar vardag som resultat!

Längs den natursköna Höga Kusten ligger Örnsköldsvik med sina 56 000 invånare. Här är kommunen den största arbetsgivaren med drygt 5000 anställda som säkerställer att invånarna får god samhällsservice. En av dem är Matthias Modig, som de senaste åtta åren arbetat med fordonsadministrationen i kommunen. Tillsammans med ytterligare en administratör och några fordonsassistenter är det Matthias och teamets uppgift att säkerställa att kommunens fordonsflotta på ca 550 fordon hanteras på ett smidigt och kostnadseffektivt sätt.

– Vårt uppdrag är att administrativt hjälpa våra kunder med allting från planering och anskaffning av fordon, hantera service, besiktiga skador och till sist även avyttra fordonen. Vi hjälper dem också med olika serviceärenden hos verkstaden. Rent praktiskt så ska de bara behöva tanka, så sköter vi resten, berättar Matthias.

Under Matthias tid inom kommunen har verksamhetsstödet KomMa alltid funnits på plats, men under åren har fler moduler och funktioner kopplats på.

– Vi har gått djupare och djupare in i KomMa kan man säga. Från början var det "bara" ett system som hjälpte oss att ha koll på bilarna, men nu har vi kopplat på fler funktioner i form av exempelvis Arbetsorder för verkstad samt hantera bokningar genom Bilpool.

En fordonsflotta med hållbarhet i fokus

Fordonssamordningen i Örnsköldsviks kommun kan nu också enkelt följa upp data på både kundbasis och fordonsbasis som drivmedelsförbrukning, miljöredovisning, nyckeltal och statistik.

– Det underlättar både administrationen av fordonen, men hjälper oss också säkerställa att vi är hållbara och kostnadseffektiva i vår fordonsflotta. Vi sköter också all planering som rör fordonen i KomMa, i form av anskaffningar och avyttringar, avtalstider, service i verkstaden och så vidare. Det gör alla våra processer helt sömlösa. Såklart är det också en stor fördel att allt är integrerat med kommunens ekonomisystem, så vi har koll på kronor och ören. Vi strävar efter att bli mer automatiserade, med hjälp av fler API:er och integrationer kan vi också jobba både smidigare och smartare. Målbilden är att vi ska göra allt i KomMa, och det som inte finns idag vill vi vara med och utveckla, säger Matthias.

En smidigare vardag i verkstaden

Tidigare sköttes planeringen av arbetsdagarna för verkstadspersonalen genom Outlook-kalendern, där man skrev in vad som skulle göras och vem som skulle utföra uppdraget. Ett inte så hållbart arbetssätt i längden då det framför allt saknades integration mot ekonomisystemet.

– Med hjälp av Arbetsorder i KomMa har det blivit en jättestor förbättring för våra killar och tjejer i verkstaden. Nu kan de se och hantera sina arbetsordrar direkt i telefonen, och de kan även debitera direkt från mobilen.

Även bilpoolen har förbättrats tack vare modulen Uthyrning.

– Våra slutkunder kan nu enkelt sköta bilbokning direkt i mobilen. Vi får också mycket bättre underlag för våra beläggningsgrader där vi ser svart på vitt hur ofta bilarna används, så att vi kan vara snabba på bollen och bli mer kostnadseffektiva i vårt beslutsfattande kring hur många bilar vi faktiskt behöver ha i omlopp, säger Matthias och fortsätter:

– KomMa hjälper oss också att hålla koll på fordonens besiktningar, som vi nu kan boka direkt i systemet. Våra slutkunder kan också anmäla sina fordonsskador direkt i mobilen med hjälp av en integration som finns i KomMa mot Autonet, ett systerbolag till Fristad Konsult.

Mer en partner än en leverantör

Under de många år som Örnsköldsviks Kommun har arbetat med Fristad Konsult har ett nära samarbete vuxit fram.

– Vårt samarbete har fungerat jättebra. Framför allt är det två saker som är värdefulla för mig som kund, och det ena är snabb support. Fristad Konsult är alltid snabba med återkoppling via mail eller telefon vilket är viktigt eftersom jag har ett problem här och nu, och inte om två veckor. Det andra jag vill lyfta är att de har en god förståelse för att kommuner och regioner ofta är helt olikt uppbyggda och har sina egna sätt att göra saker på. Fristad Konsult lyssnar på vårt perspektiv och strävar efter att hitta en kundspecifik lösning.

Matthias ingår också i en styrgrupp med användare från flera olika kommuner som är framtagen för att kunna ge feedback på KomMas utveckling.

– När en ny release sker eller en ny funktion släpps så är det ofta för att vi användare har efterfrågat det. Då känner man verkligen att vår input gör skillnad. Fristad Konsult anordnar också användarträffar varje år som ett sätt att lyfta in kunderna och få deras perspektiv. Ibland är det fysiska träffar och ibland digitala, men det viktiga är att de sätter kunden i fokus vilket jag tror är otroligt viktigt. Det är då det blir bra utveckling och framför allt en bra produkt, avslutar Matthias.